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E-mail

É difícil imaginar o que seria de nossas vidas sem Internet e telefones celulares, não é mesmo? Os e-mails tornaram-se parte fundamental de nosso cotidiano. Seu plano de hospedagem deve disponibilizar pelo menos algumas contas de e-mail para seu uso. Existem planos que oferecem ilimitados recursos também para contas de e-mails (ilimitado número de caixas postais e de espaço para armazenamento). Caso você vá utilizar poucas contas de e-mail em seu plano de hospedagem, fazer uso de um sistema de webmail pode ser uma solução barata para você e sua empresa. Porém caso você pretenda utilizar muitas caixas postais, talvez você possa considerar a opção de adquirir uma aplicação para o tratamento de e-mails ou até mesmo usar o Microsoft Exchange Server para simplificar a produtividade de sua empresa.
• MS Exchange: é um produto da Microsoft que melhor a experiência de uso do MS Outlook. Quando usado em associação com o Exchange Server, usuários do MS Outlook podem compartilhar recursos, tais como: calendários, tarefas, e contatos. O MS Exchange requer uma licença de uso e um (também licenciado) servidor Windows. Mas se eles aumentarem significativamente a produtividade de sua empresa, certamente valerá a pena o investimento.

• MS ActiveSync: trata-se de um protocolo e de um padrão tecnológico, desenvolvido pela Microsoft, para a sincronização de dados para a plataforma móvel. Lançado e disponível no mercado desde 1996, apresenta duas implementações tecnológicas: uma que sincroniza dados entre dispositivos portáteis e um computador específico; e outra tecnologia comumente conhecida como Exchange ActiveSync (EAS), que força o sincronismo de contatos, calendários, tarefas, e e-mails entre servidores e dispositivos compatíveis com a tecnologia ActiveSync. A exemplo do MS Outlook, o uso do ActiveSync pode aumentar a produtividade de sua empresa e, com isso, justificar os custos com licenças. E, assim como o MS Exchange, ele deverá ser instalado em um servidor Windows. Se você não pode, não quer, ou por qualquer outro motivo não vai usar um servidor Windows, você pode usar o SynCE como uma alternativa para servidores Linux.

• Webmail: Muitas pessoas preferem usar uma interface de webmail devido a sua facilidade de uso e também ao fato de necessitarem apenas de um navegador web para serem acessados. A desvantagem é que leva algum tempo para inicializar o navegador, carregar a página de acesso ao webmail, efetuar login, aguardar o carregamento da interface, navegar através de limitadas opções de acesso a sua caixa postal, e visualizar apenas uma mensagem por vez.

• Programas para tratamento de e-mails: (Outlook, Windows Mail, Thunderbird, etc) são softwares utilizados para o envio/recebimento de mensagens através dos protocolos POP e IMAP. Estes programas são executados localmente em seu computador e fornecerão rápido acesso à todas as suas mensagens (ainda mais rápido, mas menos seguro, se você utilizar a opção de lembrar senhas). Além disso, programas para tratamento de e-mails possuem características e ferramentas avançadas que as interfaces de webmail não possuem. Opções não faltam, e alguns já estão inclusos em alguns sistemas operacionais: Outlook e/ou Windows Mail inclusos no Microsoft Windows, Mac Mail incluso no Macintosh MacOS. Existem também programas de terceiros como o Mozilla Thunderbird e o Qualcomm Eudora.

• Enviando e recebendo e-mails: Enquanto servidores de correio eletrônico e outros agentes de transferência de correio usam o protocolo SMTP para enviar/receber mensagens, os softwares clientes (a nível de usuário) geralmente utilizam o SMTP apenas para enviar mensagens para um servidor de e-mails, e então o servidor se encarrega de assumir o resto da tarefa. Para receber as mensagens, estes softwares geralmente utilizam o protocolo POP (Post Office Protocol) ou IMAP (Internet Message Access Protocol), ou um sistema proprietário (como o Microsoft Exchange Server ou o Lotus Notes/Domino) para acessar suas caixas postais em um servidor de e-mails. – SMTP: acrônimo para Simple Mail Transfer Protocol é um padrão na Internet para o tráfego de mensagens eletrônicas (e-mails) através de redes IP (Internet Protocol). Você deverá sempre utilizar uma conexão de SMTP segura para evitar que suas senhas não sejam interceptadas ou que sua conta torne-se vulnerável ao ataque de hackers. – POP: acrônimo para Post Ofice Protocol, o POP3 permite que você baixe cópias de suas mensagens de e-mails do servidor para outro dispositivo (seja um computador, um celular, um tablet, ou qualquer outro dispositivo compatível com esta tecnologia). Qualquer alteração que você fizer não será percebida por ninguém mais que tenha acesso à conta, pois as alterações serão feitas somente no dispositivo que você estiver usando para descarregar as cópias das mensagens, e não no servidor. As cópias mantidas no servidor são geralmente imutáveis, mas é muito fácil de involuntariamente você configurar seu acesso POP3 habilitando a opção de excluir as mensagens do servidor à medida em que forem descarregadas. Esta é uma perfeita solução para os usuários que têm pouco tempo para permanecer on-line mas que precisa passar bastante tempo lendo e-mails. É também uma solução perfeita para aqueles que precisam arquivar cópias permanentes de suas mensagens (por exemplo antes de encerrar uma conta ou mudar de servidor). O protocolo POP requer uma conexão única à caixa postal (não possibilita acessos simultâneos). – IMAP: acrônimo para Internet Message Access Protocol, permite visualizar as mensagens como elas aparecem no servidor de hospedagem. Qualquer alteração que você fizer (responder, encaminhar, mover, ou excluir) será visualizada por todas as pessoas que compartilharem a conta, acessando-a através de IMAP (webmail, por exemplo). Esta é a solução ideal para as situações onde múltiplos usuários precisam ter acesso a uma mesma caixa postal, e também para aquelas pessoas que necessitam acessar uma caixa postal de múltiplos dispositivos simultaneamente. O protocolo IMAP permite múltiplas conexões simultâneas às caixas postais, e fornece mecanismos para que os clientes detectem mudanças feitas por ações das demais conexões.

Conclusão: IMAP é perfeito para múltiplos usuários que necessitam compartilhar uma ou mais contas de e-mail ou para um usuário que necessite de acessar sua conta através de múltiplas localidades. POP3 é perfeito para rapidamente descarregar suas mensagens para posterior leitura, mesmo se estiver off-line mas lembrando que para responder às mensagens, será necessário estar on-line). POP3 é também uma excelente maneira para salvar cópias de seus e-mails em seu dispositivo pessoal. Webmail é funcional para todos, porém necessita de um navegador web (que geralmente é mais lento que um software de correio eletrônico como o Outlook, Eudora, e Thunderbird).

• Antivírus e Antispam: Certifique-se sempre de que seu servidor e/ou sua conta possui bons sistemas de antivírus e antispam. Existem muitas soluções disponíveis no mercado e é bem provável que seu provedor de hospedagem te ofereça algumas opções para uso. Se preferir, você pode comprar soluções fornecidas por empresas especializadas neste tipo de segurança, como por exemplo a Symantec.